気まずいビジネスシーンをスカッと“換気”する話し方　Vol.2＜目的の定め方＞

現代のビジネスパーソンにとって、コミュニケーション力は「生き抜くための武器」。その切れ味が試されるのが「気まずい瞬間」です。

謝る、断る、会話が盛り上がらない…。気が重くなるシチュエーションこそ腕の見せどころ。ポジティブなコミュニケーションのコツをまとめた著書が人気の放送作家・PRコンサルタントの野呂エイシロウさんに、どんよりした空気をスカッと“換気”し、その後の仕事をスムーズに進めるポイントを聞く2回目。今回は、目的を定めたコミュニケーションの重要性についてのお話です。

第一回目：気まずいビジネスシーンをスカッと“換気”する話し方　Vol.1＜謝り方＞

その謝罪、目的はありますか？

前回紹介した通り、謝ることもコミュニケーションのひとつ。ミスをしてしまった時にはまず謝ることが最優先なのですが、無心で頭を下げるだけではもったいない、と野呂さんは言います。

「ただ許してもらうためだけに謝るのは、初級編。せっかく謝るのなら、きちんと目的を持って謝る方がいいですね。例えば、『同じトラブルを二度と起こさない』という目的を持てば、謝罪の言葉の後には再発防止策が続くはずです。『このトラブルをビジネスチャンスに変える』が目的なら、“プランB”を提案して、どうにか次の仕事に繋げようとするでしょう。ミスしたら、生じさせてしまったマイナスをプラスに変える方法を真剣に考え、目的を持って謝る。それが本当に上手い謝り方です。上手くいけば、自分の気分もスカッとしますよ」

目的があれば遅刻も「アリ」

謝罪の場面に限らず、ビジネス上のコミュニケーションは、「何のために」という目的意識をしっかり持てば、どう行動すれば良いかが見えてきます。目的次第では、普段ならNGの遅刻が「アリ」になる場合もあるそう。

「会食相手から『遅れそう』と連絡があったら、たとえ自分は10分前に着きそうでも『あ～、良かった！実は、私も今向かっているんですけど、遅れそうなんです。どうぞ、ゆっくり来てください』と伝えて、どこかでお茶でもしていますね。そして相手より少し遅れて店に入る。こういう遅刻は、アリです。その方が、その後の会話も弾みます」

そのココロは、相手の気持ちに対する想像力。もし、自分が待ち合わせに遅れる側になったとして、相手が席にどっかり座ってじっと待ち構えていたら…。とても気まずいし、居心地も良くないですよね。

「会食の目的は、楽しく食事をして、相手と良い関係を築くこと。相手をイヤな気分にすることではないです。だとすれば、こちらも遅刻することで立場を下に置き、相手に『待たせてしまった』という後ろめたさを感じさせない方がいい。相手が気まずさを感じるシチュエーションでも、こちらの行動次第で、いい空気に“換気”することができます」

じ～っと待ち、にっこり笑って出迎えるというのは、まだまだ若輩者のすることのようです。

雑談力は仮説力

取引先で、本題に入る前の世間話がどうも盛り上がらない――。

誰でも一度は経験したことのある気まずいシチュエーションですが、雑談を盛り上げたいときにも、何が目的なのかを考えてみることが大切だと野呂さんは言います。

「ビジネスに限らず、日ごろの人間関係でも、人は相手と共通点が見つかると嬉しいし、話が盛り上がります。話を盛り上げるために、いろいろな質問をして共通点を探すわけですが、たとえば『血液型は何型ですか？』『ご趣味は？』なんて聞かれると、まるで詰問されているみたいで、ちょっとイラッとすると思いませんか？

取引先と雑談をする目的は、話を盛り上げて本題の商談にうまく繋げることや、相手に自分を気に入ってもらうこと。そう考えると、僕は逆に『質問をしないこと』が大事だと思います」

「血液型は何型ですか？」のようなストレートな質問は、会話の目的が「個人情報を集めること」なら正解ですが、ビジネス上の雑談としては目的からズレていて、話の糸口としては不十分。ストレートな質問の代わりに、野呂さんは、相手に対する「仮説」を立てているのだそう。

「僕が血液型をきっかけに会話をするなら、『この人は几帳面そうだからA型かな』と仮説を立てて、『A型ですよね？』と聞きます。

もしB型でも、『いえ、私はB型なんです』『そうなんですか。細かなことにも目を配られていらっしゃるのでA型かと思いました』と会話が続くし、相手をさりげなく褒めることもできます。

趣味なら、『この人は背が高いからスポーツが得意そうだな』と仮説を立てて、『何かスポーツをやってらっしゃいますよね？』と聞いてみる。

そうすると『バレーボールをやっていました』『やっぱり！　活発な感じが伝わってきたので、そうかなと思ったんです』というふうに、会話を続けられるわけです」

会話のキャッチボールを続けるためには、「仮説」という相手が投げ返したくなる球を投げてあげる。それが野呂さん流なのです。

「エベレスト登頂」を目的にしない

仮説がたとえネガティブなものでも、聞き方次第で雑談のタネにすることができるそう。

「この人は短気そうだな、と仮説を立てたとして、『怒りっぽいですか？』と聞く人はいません。でも、『怒ったことがなさそうですよね？』と裏返して聞くと『そんなことないです！よく怒ってますよ』と会話の糸口になります。話しているうちに本当に短気な性格だと分かったら、その後の付き合い方も気をつけることができますよね」

このように、気まずくなりがちな場面も、「何が目的か」を明確にすることで、上手に乗り越えられるようになります。とはいえ、目的が遠すぎるのも考えものです。

「初めて会う人なのに『大きな商談をまとめる』を目的に雑談をするのは、これから高尾山に登る人が『目的はエベレスト登頂』と言うようなもの。まずは『次回の約束を取り付ける』ぐらいの目的でいいと思います」

たとえ会話が続かなくても、「今は盛り上がってないけど、これから盛り上がるんだろうな」「問いかけに答えてくれているうちは大丈夫だな」と焦らず、一歩ずつ距離を縮めていきましょう。

次回は、何事も全て「自分のせい」にすることの効用を伺います。

編集：株式会社エアリーライム　ライター：丸山こずえ