【連載】仕事の信頼性と効率をアップさせるデスクの整理収納術 vol.2

デスクの整理収納に必要な「３つの決断力」

前回のデスクが散らかっている人の落とし穴では、「仕事の信頼性と効率を高めるための仕組みがデスク上にあることの重要性」を、タスカジカリスマ家政婦のsea（しー）さんにうかがいました。連載2回目となる今回は、デスクが散らかっている人に欠けている「3つの決断力」について教えていただきます。

＜その１＞　1日の終わりを決められない

「職場のデスクをコントロールするために、どんな人にも共通して実践してほしいのが、1日の終わらせ方を決めることなんです」とseaさん。

朝、会社のデスクに座ったら、前の日の仕事の続きから始めるというのは、一見当たり前のことです。とはいえ、“どうせ明日も同じ作業をするから”と、デスクの上にそのまま置いて帰るよりも、“いったん終了”の作業をしてから帰る。

こうして、仕事を“リセットする”、“棚卸し”するというリズムを身につけることで、朝からリフレッシュした気持ちでスタートダッシュをかけられ、1日の仕事がスムーズに進むようになると言います。

それは、日中長めに離席するときも同じです。職場のデスクは自分がいない間にも、いろいろな人が来て書類や郵便物などものを置いていく可能性も。きちんとリセットしてあれば、これらが埋もれてしまうことを防げます。

「次々入ってくる仕事や書類をそのままにせず、いつ手をつけるのか優先順位を決める“一次処理”を面倒臭がらずにできるかがカギ！」とseaさん。そのためにも、1日の終わりには必ず、今日の振り返りと明日の段取りをイメージしてデスクの上を整理することが重要です。

＜その２＞　やることに追われ、「やらない！」と決められない

次に重要な決断力は、「やらないことを決める」こと。

「やらなくていいことの第一位は、紙の資料をできるだけ管理しないこと」とseaさんはいいます。

職種や職場の文化にもよりますが、仕事をしていてデスクに一番溜まるのは紙。ペーパーレス化が進んでいる職場なら問題ありませんが、会議で配布された資料などは処理をしなければどんどん溜まり、どんな大事な資料もあっという間に埋もれて、そのまま忘れてしまいかねません。

基本は「紙は保存しない」と決め、自分の手元で管理する紙は、処理をして提出するものや回覧するものだけにしましょう。

紙以外にも、使っていないペンなど文房具がデスクにあふれていませんか？ 文房具も自分が必要な最低限な量があれば十分仕事はできるはず。

毎日使うものだけを引き出しに入れておき、たまにしか使わないものは、会社の共有の場所から借りてくればいいのです。紙と同様に文具の管理も極力減らすようにしましょう。

デスクが散らかるほとんどの人は、管理しようとするものが多すぎて引き出しに全部納まらなくなったことが原因。「管理しなくてもいいものは何か」を考えて、減らすところから始めてみて。

＜その３＞　過去のものを捨てられない

3つ目に必要な決断力は、「忘れていいものを決める」こと。

「過去のものをできるだけ減らして、未来に目を向けるようにすることが大事」とseaさんはいいます。

紙の資料と同様に、どんどん過去になるものとして代表的なのが「名刺」。名刺交換でどんどん溜まっていくので、無理のない管理方法を選ばないと溜まるスピードに追いつかなくなって管理できなくなります。

あまり古い名刺を保管しておいても、すでに部署が変わっていたり、肩書きが変わっていたり、退職している可能性も。ある程度期間が経ったものは見切りをつけて処分するのもひとつです。繋がりの薄い相手であれば、たとえ忘れてしまってもさほど問題はないものです。

逆に、「過去のものをちゃんと処理しなければ」と思うあまり、本当に考えなければいけないことが後回しにならないようにしなければなりません。忘れてしまいそうだけど忘れてはいけない仕事ほど、埋もれやすいもの。手元のわかりやすい場所に置いておくなど“未来のことの置き場所”も決めておきましょう。

決断力が備われば自然に片づけがうまくいく

1日の終わり方を決める、やらなくていいことを決める、忘れてもいいことを決める。

この3つの決断を実践すれば、デスクがみるみる片づき、仕事の効率も上がっていくことが実感できるはず。

「実は、これは職場のデスクだけでなく、家の片づけにも共通していることなんです。デスクが片づくようになれば、自然と家も片づけられるようになりますよ」とseaさん。

次回は、この３つの決断力を念頭に置きながら、具体的にデスクが片づく仕組みの作り方をご紹介します。

編集：エアリーライム　ライター：鈴出智里