【連載】仕事の信頼性と効率をアップさせるデスクの整理収納術 Vol.3

デスクが散らからない仕組みの作り方

前回までは、デスクを整理することのメリット整理に必要な「3つの決断力」について、タスカジカリスマ家政婦のsea(しー)さんに教わりました。

連載3回目となる今回は、デスクを散らかさないための具体的なハウツーをうかがいます。

STEP1 まずは「紙」から減らしていくと、途端に楽になる

「では実践編です。今、デスクの上にモノが溢れている人は、表面に出ているもの、とくに紙から手をつけてみましょう」とseaさん。紙から減らしていくと、片づいていくのが目に見えてわかると言います。

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真っ先に処分の対象となる紙類は以下のもの。

□会議の資料

誰かが持っていたり、メールで残っていたりして、自分で保管しておく必要がない場合が多いものです。

□イベントなどでもらった資料

ウェブ上で確認できるのなら、紙がなくても困りません。データで管理できる資料はデータで取っておき、それ以外は処分を。イベントでもらったサンプルなども、すぐに使う予定がなければ捨ててしまってもいいのでは?

□手紙類

封筒から出して大事な書類だけを取っておき、あとは処分してしまえば、紙のボリュームを効率よく減らすことができます。

前回も紹介したように、どんどん溜まっていく一方の紙類は、とにかく一時処理を怠らないことが大切です。「判断を先延ばしにしない」と腹に決め、入ってきたらすぐに手をつける習慣をつけてください。

STEP2 デスク上は仕事の優先度がひと目でわかるルールに

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紙類を減らせたら、次は作業をしやすいようにデスクスペースを拡げます。

「デスクの上には、基本的に直近で作業するものだけを置くようにしましょう」(seaさん)

自分自身が使いやすく、なおかつ人と共有するときにも伝えやすくするために、見ればひと目でわかる“シンプルなルール”で整理するのが一番です。

おすすめなのが、今、動いている仕事はデスク上の書類トレイに、1週間後など少し時間に余裕があるものはファイルボックスに入れ分けておく管理方法です。

ご想像のとおり、書類トレイはすぐにパンクしてしまうので、2段くらいあれば十分。今日、絶対に取り掛かるものを1段目に、明日に判断が先送りになったものは2段目に入れるなど、自分のルールを決めましょう。トレイの管理が難しければ1段にして、「直近の仕事」としてまとめてもOK。今日判断できる仕事は今日中に処理して終わらせてしまえば、書類がデスクの上に溜まりにくくなります。

中長期的な仕事を保管するファイルボックスは、クリアファイルで仕分けたりインデックスなどをつけたりしておくと、書類が交ざらず、中身もひと目で確認できます。

紛失したくないレシートや領収書などはファスナーつきのケースに入れて、書類トレイへ。精算などで常に動くものなので、キャビネットの中にしまいこまない方が無くさないコツ

STEP3 引き出しはざっくり放り込むだけにする

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次に、デスクの引き出しやキャビネット。いろんなものを細かく管理するのは面倒なので、まずは収納しなければいけないものは何なのかを決めます。そして、どこが何のエリアにするか決めたらざっくりと区切り、放り込むだけのシステムにするのがベスト。

seaさんのおすすめは、デスクの浅い引き出しは、文房具入れに。特にペンが増えがちな人はデスク上にペン立てを置くとペン立ていっぱいに詰め込みがちになるので、最低限の文具セットが入る小さな箱で引き出しを区切るのがおすすめ。1日の終わりには、ここに文具すべてをしまってリセットできます。

キャビネットの深い引き出しは、書類を入れてしまうとすぐに溜まってしまうので、書類入れにしないのがポイント。長期で保管が必要な書類であれば、個人で持っているよりも共有のキャビネットで保管を。その代わり、ロッカーなどがない職場であれば、ここをバッグ置き場にしたり、女性であればひざ掛け置き場にしたりするのがいいでしょう。私物が外に出ていないことで、デスク周りがスッキリと片付きます。

中くらいの深さの引き出しもエリアを区切り、名刺やもらったお菓子などを放り込む場所に。お土産やおやつとしてもらったお菓子をすぐに食べずに溜め込んでしまう人は、その場で別の誰かにあげるなど、管理しないと決めること。

「お菓子なんて」と思うかもしれませんが、仕事上重要ではないものほど、置きっぱなしで放置してしまいがち。そのような雑然として目にたくさんの情報が飛び込んでくるデスクは、どうしても気が散って仕事の効率を下げる要因になっているのです。

ここに挙げたポイントも、すべては決断力。要・不要の判断を先送りにしないことから始まります。居心地のよさと仕事の信頼性、効率アップを叶えるデスクで、日々の業務をスマートに乗り切りましょう。

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監修:タスカジカリスマ家政婦 sea(しー)

プロフィール:延べ6000件以上の家庭をサポートしてきた経験を持ち、現在は家事代行マッチングサービス「タスカジ(https://taskaji.jp)」にて予約のとれない家政婦として活躍中。「家を家族みんなの安全基地に」をモットーに整理収納の依頼を受けており、特に家族で共有できる片づけのしくみづくりを得意とする。著書に『タスカジseaさんの「リセット5分の収納術」』(主婦と生活社)。

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編集:エアリーライム ライター:鈴出智里

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